Imagine que o melhor cliente do seu negócio, sinaliza o desinteresse em
continuar a relação que possui com você, a situação é incômoda, pois é dele que vem a sua maior receita.
Talvez, você até mesmo acreditasse que tudo caminhava bem e ao analisar o contrato você se depara com:
- obrigações que não foram cumpridas por ambos;
- necessidade de se manter sigilo sob certas informações;
- destruição de arquivos;
- era um contrato que deveria ter sido atualizado, devido a ausência de informações importantes.
Você deixou dinheiro na mesa, por não ter se atentado ao seu próprio contrato e talvez o mesmo esteja ocorrendo com os demais clientes, até mesmo riscos da operação.
Como arrumar a casa?
Hoje, iremos entender a gestão dessa operação interna, para que a sua empresa pare de perder dinheiro e não entre em uma sinuca de bico de obrigações que não consegue cumprir.
Iremos ver os seguintes temas:
- O que é a gestão dos contratos?
- Quais os maiores problemas sem gestão dos contratos?
- Quais os benefícios da gestão dos contratos?
- Conclusão
Fique comigo até o final, cada ponto será abordado para que você possa aplicar em seu negócio, reduzir custos e principalmente ter segurança em suas operações.
O que é a gestão dos contratos?
Engana-se quem acredita que basta apertar as mãos, assinar o contrato e tudo ocorrerá bem, cliente na carteira não é suficiente, você deve mantê-lo, investir nesse relacionamento e principalmente zelar por tudo o que foi previsto neste contrato.
A gestão de contratos, mora justamente nesse cuidado, que deve existir da fase de negociação ao pós fechamento do negócio, por é importante que se conheça a fundo o que foi previsto, para que possa ser cumprido.
Vejo inúmeros problemas ocorrerem, por contratos que são redigidos de forma equivocada e por ausência de cumprimento do que foi combinado no contrato, como:
- Cumprimento dos prazos,
- Atualização pelos índices de correção;
- Quais procedimentos relacionados a entrega de produto ou serviço;
- Descumprimento de obrigações, que podem levar ao rompimento do contrato;
- Ausência de zelo em corrigir pontos da relação, por meio de aditivos ao contrato.
A gestão dos contratos, é o gerenciamento das disposições do contrato, permitindo que o ciclo de vida do contrato seja respeitado, que pode abranger:
- Ciclo de envio de propostas;
- Minutas;
- Acordo de Confidencialidade, Memorando de Entendimentos;
- Apresentação de informações do negócio para contrato;
- Contrato;
- Controle do cumprimento dos prazos
- Controle do cumprimento de obrigações;
- Demais operações e renovações do contrato, que podem levar a novas negociações.
O cuidado com o contrato, não se inicia na elaboração do documento, a gestão é ligada a toda operação do negócio, pois é por meio dela que identificamos os maiores problemas que podem surgir e os tratamos no contrato, em busca de maior proteção e auxiliando na gestão do empreendimento.
A gestão, possui o objetivo de preservar o relacionamento com o cliente, para que o serviço ofertado possa ser de excelência e impedir que falhas e/ou violações ao contrato venham a ser cometidas, perda financeira, ou ainda que ações possam levar ao fim da relação e até mesmo pagamento de multas e operacional da empresa.
Quais os maiores problemas sem gestão dos contratos?
Em muitas empresas, não é incomum nos depararmos com ausência de processos internos para o cumprimento do que foi previsto em contrato, por vezes setores que são afetados pelo que foi negociado, desconhecem os termos o que leva a uma violação, a inércia ou ausência de cuidados.
Preocupar-se apenas com os pagamentos dos contratos ou verificar se o cliente efetuou o pagamento em dia, não é suficiente para gerir todos os contratos, deve existir uma real compreensão do que foi proposto, sua aplicação e o impacto que poderá gerar ao empreendimento o descumprimento de eventuais contratos.
Os problemas que normalmente ocorrem:
- Pagamento além do que deveria;
- Multas que poderiam ser evitadas;
- Perda de receita no operacional da empresa;
- Uso excessivo de mão de obra, que poderia ser evitado;
- Ausência de atualização/formalização de novos contratos ou aditivos;
- Acionamentos e serviços adicionais que não são cobrados
- Risco jurídico, financeiro por não seguir as previsões do contrato;
- Assumir obrigações além do que seria possível.
A adoção de cuidados, irá permitir o crescimento do negócio e sua preservação.
Quais os benefícios da gestão dos contratos?
A gestão contratual, permite que não ocorram surpresas desagradáveis e uma visão estratégica dos negócios, aumentando o poder de negociação ante a uma eventual renegociação de contrato com cliente, remodelar o formato de serviço oferecido e cobrar corretamente.
Esses, são alguns dos benefícios e vai além, permitindo que você:
- Compreenda se ao fechar um novo negócio, será possível atender;
- Se existe previsão de estoque de produtos que atenda;
- Acompanhar o cumprimento das obrigações do contratado e se necessário for adotar as medidas cabíveis;
- Organização interna;
- Impede desvio de verbas;
- Controla riscos e custos da operação
Veja, a gestão dos contratos não irá burocratizar processos internos, mas os criar, de forma que o negócio tenha sua receita preservada e deixe de perder recursos, reduzindo riscos por não cumprir contratos ou ainda por fim aos mesmos sem observar quais medidas podem ser geradas por tais decisões.
Conclusão
O advogado ao realizar as etapas da gestão dos contratos, estará atuando em conjunto ao bom desenvolvimento do negócio, proporcionando segurança, redução de custos, melhorando a relação entre empresa e cliente, preservando a saúde da empresa.
Se você deseja ler mais a respeito acesse o blog, em busca de conversar sobre esse ou outros tema acesse contato.
