Preparar um evento é um grande desafio.Desde alinhar as expectativas do cliente e definir o orçamento, até gerenciar os fornecedores, cada etapa demanda
uma atenção especial. Cada detalhe é importante. E não é só sobre ser organizado; é preciso planejar bem para que tudo dê certo, seja em uma formatura, casamento, aniversário ou show, esse é o desejo de promotores de eventos e cerimonialistas.
O mundo dos eventos é imprevisível. Quem poderia antecipar cenários como os adiamentos em massa vistos durante a pandemia? Para navegar por tais desafios, é imprescindível estabelecer regras claras no contrato para os cenários que são chamados de caso fortuito e força maior “os que estão fora de nosso controle”.
Essas regras não só facilitam a interação com o cliente, mas também preparam você para situações imprevistas, como cancelamentos.
Bons contratos não são apenas documentos; são ferramentas de segurança. Eles estabelecem ações para cenários fora de nosso controle, tornando-se fundamentais na gestão eficaz de um evento e obrigações do cliente. Mais do que isso, um contrato bem elaborado protege o seu trabalho e a integridade da sua empresa.
Neste artigo, abordaremos os principais pontos que você, promotor de eventos, precisa considerar para proteger seu negócio.
É necessário um contrato de prestação de serviços para eventos?
É através do contrato que você irá estabelecer as regras de como o seu serviço como um cerimonial ou a realização de um evento irá ocorrer.
Nele prevemos os prazos, o que realmente é o seu serviço para não haver exigências de que você deve fazer além do que foi contratado, comprometendo seu faturamento e tempo.
No contrato, também é previsto as obrigações do cliente e direitos, como por exemplo de incluir o evento em seu portfólio, o que é importante para captação de novos clientes e se reduz o risco de um cliente o acionar judicialmente buscando indenização por não ter autorizado o uso de suas imagens.
O contrato existe para segurança do negócio, é nele que tudo o que foi negociado é previsto, bem como os prazos a serem cumpridos, em caso de um problema é ele que será apresentado diante de um juiz, ele que é consultado diante de dúvidas em busca da solução.
Por qual motivo, não atuar com um contrato e estar sujeito a diferentes interpretações de como resolver um problema, ou ainda, do que foi ou não negociado se você pode estabelecer as regras da sua prestação de serviços.
Ter um contrato feito sob medida para o seu negócio é essencial. Usar modelos prontos da internet é arriscado. Eles podem não se encaixar no que você faz e até incluir cláusulas abusivas e excessivas ao cliente, ocasionando um risco jurídico e pode ser questionada judicialmente. Por isso, é melhor personalizar seu contrato para garantir que ele proteja você e o seu negócio.
O que deve constar neste contrato? Veremos adiante.
Cancelamento no contrato de prestação de serviços de eventos
O contrato deve fazer menção a diferentes cenários, dentre eles estabelecer o que irá ocorrer em caso de cancelamento.
É necessário que sua elaboração considere o cancelamento por intenção do cliente e até mesmo em decorrência de cenários fora do controle das partes “Caso fortuito e força maior”.
Durante a pandemia do Covid, diversos setores foram afetados, em especial de eventos tendo em vista isolamento social, inviabilizando a realização da atividade, a falta de um contrato levou inúmeros profissionais a amargar grandes prejuízos, por não haver contratos e tampouco previsão de multas.
Diversos motivos podem levar um cliente a intenção de cancelar um evento que foi contratado, mas aqui falamos de um serviço e ter disposições claras de como será o procedimento proporciona maior segurança para atuação de sua empresa.
Existem pontos importantes que podemos levantar, importantes para a oferta dos serviços e devem ser tratados no contrato, são eles:
Uso de imagem e divulgação: previsão de regras para uso da imagem do evento e de pessoas, para inclusão em portfólio e divulgação online. Aqui falamos também da necessidade de obter autorização para usar a imagem de pessoa, leia mais aqui para entender.
Responsabilidade das partes: detalhamento da responsabilidade do cliente e sua, para a prestação do serviço. Dessa forma, as obrigações e direitos de cada um está expresso;
Prazos e pagamentos: Prever os prazos de aceite, bem como dos pagamentos e o que ocorrerá em caso de não cumprimento. Dessa forma, você agrega valor e protege seu negócio de inadimplência;
No universo de eventos, a incerteza é realidade que pode surgir na falta de um fornecedor de confiança, de clientes que valorizem seu trabalho e até mesmo lidar com situações adversas.
Caro leitor, é importante ter segurança para conduzir o seu negócio, a prática de fornecer apenas uma proposta não irá abranger informações valiosas que precisam ser definidas como as vistas aqui hoje, bem como confidencialidade, fornecedores, parcelamento de valores.
Conte com um advogado especializado em contratos, para que seu contrato reflita as particularidades do seu negócio, diminuindo riscos jurídicos, perdas financeiras e problemas.
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